LES FORMALITES JURIDIQUES ET ADMINISTRATIVES RELATIVES A L’AFFILIATION DES EMPLOYEURS ET A L’IMMATRICULATION DES EMPLOYES A LA CAISSE NATIONALE DE SECURITE SOCIALE EN RDC

En République Démocratique du Congo, l’affiliation d’un employeur et l’immatriculation des travailleurs constituent un des préalables avant toute prise en charge des employés à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) et sont des exigences légales qui trouvent leur fondement dans la loi n°16-009 du 15 juillet 2016 fixant les règles relatives au régime général de la sécurité sociale, spécialement en son article 103. Elles par la Caisse.

0. CONTEXTE

La Constitution du 18 février 2006 telle que modifiée à ce jour place le Congolais au centre de toute l’action gouvernementale le couvrant de sa protection dès la conception jusqu’à la fin de la vie.
Par l’importance des sommes qu’elle prélève et distribue, la sécurité sociale apparait aujourd’hui comme la principale forme de protection contre les risques sociaux. Ces risques correspondent à deux grandes catégories d’éventualités, plus ou moins prévisibles, mais pécuniairement dommageables pour ceux qu’elles concernent. Les unes empêchent les individus d’exercer une activité professionnelle et, par conséquent, de percevoir le revenu qu’ils retireraient normalement de leur travail, elles se subdivisent elles-mêmes en deux groupes : les risques physiques, qui réduisent la capacité de travail (maladie, vieillesse, invalidité), et les risques économiques, qui font obstacle à l’exercice de la force de travail (chaumage : pas encore pris en charge en RDC); les autres se traduisent par des charges exceptionnelles dont la survenance risque de diminuer le niveau de vie : charges familiales, dépenses de soins médicaux.
En République Démocratique du Congo, l’affiliation d’un employeur et l’immatriculation des travailleurs constituent un des préalables avant toute prise en charge des employés à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) et sont des exigences légales qui trouvent leur fondement dans la loi n°16-009 du 15 juillet 2016 fixant les règles relatives au régime général de la sécurité sociale, spécialement en son article 103. Elles par la Caisse.

Au nombre des innovations introduites par la réforme du secteur de la sécurité sociale figure également la simplification et la clarification des formalités et des délais en ce qui concerne l’affiliation et l’immatriculation des employeurs et employés. Cette réforme a pris en compte les principes édictés par la Conférence interafricaine de la prévoyance sociale – CIPRES – et la Convention 102 de Genève du 28 juin 1952 sur la norme minimum de la sécurité sociale.
L’affiliation permet ainsi à l’employeur de s’identifier, de déclarer ses salariés et de payer ses cotisations. La Déclaration des salariés est conditionnée également par leur immatriculation à la CNSS afin de les identifier tout au long de leur carrière professionnelle.
La nouvelle législation secrétée dans le cadre de cette réforme apporte une clarification en ce qui concerne les formalités à remplir qui, du reste, diffèrent selon qu’il s’agit de l’affiliation d’un employeur ou de l’immatriculation d’un travailleur. Elles sont organisées par l’Arrêté ministériel n° 146/CAB/MINETAT/MTEPS/01/2018 du 10 novembre 2018 fixant les modalités d'affiliation des employeurs, d’immatriculation des travailleurs.

1. L’AFFLIATION D’UN EMPLOYEUR A LA CNSS
Est assujetti à l’affiliation, conformément à l’article 1er de l’Arrêté ministériel n° 146/CAB/MINETAT/MTEPS/01/2018 précité : « toute personne physique ou morale, de droit public ou privé, qui utilise les services d’un ou de plusieurs travailleurs en vertu d’un contrat de travail. À ce titre, il est assujetti au régime général de la sécurité sociale ».
De l’analyse de cette disposition, il se dégage que le concept employeur est pris sensu lato c’est-à-dire au sens large, il couvre aussi bien les entreprises personnes physiques que morales de droit privé ou public, les Etablissements publics, les Associations sans but lucratif, les organismes et institutions internationaux ayant une représentation en République démocratique du Congo, ainsi que les assurés volontaires.
Depuis l’institution du Guichet unique de création d’entreprise, l’affiliation de l’employeur s’effectue désormais lors de la création de l’entreprise personne physique ou morale. (article 20 de Arrêté ministériel n° 035/CAB/MIN/J&DH/2013 du 4 mars 2013 portant manuel de procédures du Guichet Unique de Création d’Entreprise). L’employeur devra, par la suite, passer à la CNSS pour les formalités d’usage suivant le formulaire préétabli (Modèle AE, en abrégé Mod.AE) .
Pour les autres catégories d’employeurs qui ne dépendent pas du guichet unique ils sont tenus d’adresser une demande suivant le formulaire Mod.AE, à la représentation de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale, CNSS, territorialement compétente.

Les deux catégories d’employeurs sont obligées de passer à la CNSS dans les huit jours qui suivent, soit l’ouverture ou l’acquisition de l’entreprise, établissement ou institution soit le premier embauchage d’un salarié lorsque cette embauche n’est pas concordante au début de l’activité. Ce délai ne concerne pas les assurés volontaires.

Le formulaire unique d’affiliation des employeurs comporte :

1. les renseignements relatifs à la personne physique créatrice d’entreprise c’est-à-dire l’origine de la société; la dénomination sociale; le type de personne physique; la forme juridique; la date du début d’exploitation; l’adresse physique du siège social; le numéro de téléphone; l’adresse e-mail; le siège d’exploitation; le secteur d’activité principal; les activités accessoires; le nombre de salariés nationaux; le nombre de salariés étrangers; le nom du père; le nom de la mère.

2. les renseignements relatifs aux dirigeants c’est-à-dire le nom; la date de naissance; le sexe; l’état-civil; le nom du conjoint; le lieu de naissance; le pays de naissance; la nationalité; le numéro de la pièce d’identité; la date d’émission de la pièce d’identité; l’adresse physique; l’adresse e-mail; le numéro de téléphone; la situation patrimoniale; le casier judiciaire; la fonction; le documents fournis.

3. les renseignements relatifs aux mandataires
4. les documents de l’établissement fournis.

Le formulaire Mod.AE pour les autres employeurs comporte :
1. l’identification de l’employeur c’est-à-dire la dénomination ou raison sociale de l’employeur ou abréviation sous laquelle il est généralement connu; le nom de l’employeur cédant, le numéro d’affiliation lui attribué par la Caisse et la date de reprise; le nom et l’adresse complète du responsable si celui-ci est une personne physique; la référence de l’Arrêté d’agrément pour les Organisations non gouvernementales et les actes de création pour les autres; l’adresse physique du siège social de l’employeur; la forme juridique de l’employeur; le numéro de la boîte postale et localité postale de l’employeur; l’adresse e-mail; la signature et le cachet de l’employeur.
2. ses activités c’est-à-dire ses activités principales et secondaires; la date de début de ses activités.
3. les informations concernant l’emploi, la date du début d’emploi du personnel ou des travailleurs assimilés; le nombre des travailleurs et travailleurs assimilés.
4. les précisions relatives à la rémunération c’est-à-dire celles portant sur le montant total des rémunérations mensuelles brutes des travailleurs et travailleurs assimilés;
5. la date du dépôt du formulaire Mod.AE.

Les employeurs du régime général doivent joindre aux formulaires certains documents obligatoires. Il s'agit de la copie du registre du commerce et de crédit mobilier, de l’identification nationale, de l’autorisation d’ouverture et de la copie des statuts pour les sociétés et entreprises personnes physiques. Les ASBL doivent réunir, l'autorisation d'ouverture, l'arrêté accordant la personnalité juridique (à défaut le F2), l’autorisation de siège ainsi que la copie des statuts authentifiés. Quant aux assurés volontaires, ils doivent remplir le formulaire de demande d'immatriculation, présenter leur dernière fiche de paie, le certificat de travail.

Dès réception de la demande du formulaire unique ou du formulaire Mod.AE, la Caisse délivre à l’employeur, endéans trois jours, un certificat contenant un numéro d’affiliation. Ce numéro doit être reproduit sur toutes les correspondances et sur tous les documents adressés à la Caisse.

2. IMMATRICULATION D’UN TRAVAILLEUR A LA CNSS
Aux termes de l’article 2 de l’ Arrêté ministériel n° 146/CAB/MINETAT/MTEPS/01/2018 du 10 novembre 2018 sus-vanté, on entend par Travailleur : « Toute personne physique en âge de contracter, quels que soient son sexe, son état-civil et sa nationalité, qui s’est engagée à mettre son activité professionnelle, moyennant rémunération, sous la direction et l’autorité d’une personne physique ou morale, publique ou privée, dans les liens d’un contrat de travail. »

De cette définition, il se dégage que le terme travailleur couvre :
- les travailleurs relevant du code du travail,
- le personnel administratifs de l’Etat, des provinces et des Entités Territoriales Décentralisées, les mandataires publics des entreprises et Etablissements publics ainsi que ceux des sociétés d’économie mixte ne bénéficiant pas, en vertu des dispositions légales ou réglementaires, d’un régime particulier de la sécurité sociale,
- le marin immatriculé en République Démocratique du Congo engagé à bord d’un navire battant pavillon congolais ;
- l’employé local d’une mission diplomatique accréditée et établie en République Démocratique du Congo;
- l’associé actif d’une société ;
- le travailleur congolais occupé par une entreprise située en République Démocratique du Congo et qui, pour le compte de cette entreprise, preste sur le territoire d’un autre pays afin d’effectuer un travail pour une durée n’excédant pas six mois;
- le travailleur étranger occupé par une entreprise située à l’étranger et qui, pour le compte de cette entreprise, preste sur le territoire congolais afin d’effectuer un travail pour une durée excédant six mois.

Ces travailleurs doivent au terme de l’article 03 de la loi 16/009 être immatriculés au régime général de la sécurité sociale pour toutes les branches. De même l’obligation d’immatriculation concerne également :
- l’apprenti lié par un contrat d’apprentissage conformément aux dispositions du Code du Travail ;
- l’élève ou l’étudiant des établissements d’enseignement technique professionnel et artisanal ;
- le personnel placé dans les centres de formation, de réadaptation et de rééducations professionnelles ;
- le stagiaire en formation occupé dans une entreprise ou détaché dans une école professionnelle ;
- la personne placée par l’Etat dans son établissement de garde, d’éducation et de rééducation ;
- le détenu exécutant un travail périlleux victime d’un accident survenu à l’ occasion de ce travail.

Cette catégorie est soumise au régime général de la sécurité sociale pour la branche des risques professionnels. A côté des catégories ci-haut vantées, la loi 16/009 apporte une innovation en accordant une faculté à certains agents publics comme privés d’être immatriculer à tout ou partie du régime général de la sécurité sociale. Il s’agit :
- des membres des sociétés coopératives ouvrières de production ainsi que les gérants non-salariés des coopératives et leurs préposés ;
- des hauts cadres des sociétés et des entreprises publiques dès lors qu’ils ne sont pas liés par un contrat de travail ;
- des assurés volontaires.

Dans les quinze jours ouvrables à dater de l’embauche du travailleur, tout employeur est tenu d’adresser une demande à la représentation de la Caisse territorialement de la CNSS compétente suivant le formulaire d’immatriculation des travailleurs Modèle IMT, en abrégé Mod.IMT.

La demande suivant le formulaire Mod.IMT comporte les informations concernant l’employeur et le travailleur. Pour l’immatriculation des travailleurs étrangers, l’employeur doit joindre à la demande, une preuve de régularité de séjour et une preuve attestant l’autorisation de travailler.

Dans un délai ne dépassant pas dix jours, la Caisse a l’obligation d’immatriculer le travailleur en ce compris la délivrance de la carte de sécurité sociale, à dater de la réception de la demande.

A défaut de l’immatriculation du travailleur par la Caisse dans le délai, celui-ci est réputé couvert en cas de survenance d’un risque social.

L’employeur est tenu de déclarer à la Caisse tout mouvement d’embauchage ou de
débauchage des travailleurs. Il est également tenu de faire parvenir à la Caisse dans les quinze jours suivant le décès d’un travailleur, un avis de Décès, établi par lui et dûment certifié par l’autorité administrative compétente de la résidence du de cujus.

3. Assiette, calcul et déclaration des cotisations sociales

Les cotisations sont dues pour chaque mois au cours duquel se situent une période de service effectif, une période de congés rémunérés ou toute autre période pour laquelle l’employeur est tenu au paiement de tout ou partie de la rémunération conformément aux dispositions légales.

L’assiette de cotisation du travailleur est sa rémunération sur laquelle ces cotisations sont perçues. Ladite rémunération est fixée conformément au Décret n°18/017 du 22 mai 2017 portant fixation du SMIG et des allocations familiales minimum et de la contre valeur du logement.

L’employeur est tenu de joindre à cette déclaration une copie des feuilles de paie établie, pour les travailleurs qu’il a occupé. Il est débiteur vis-à-vis de la CNSS de l’ensemble des cotisations dues. A ce titre, il est le seul responsable de leur versement, y compris de la part mise à la charge du travailleur ainsi que du montant des prélèvements qu’il a omis d’effectuer au moment du paiement de la rémunération.

4. Les sanctions découlant de l’inobservance de l’exigence d’affiliation et d’immatriculation

Aux termes de l’article 128 de la loi n°16/009 du 15 juillet 2016 fixant les règles relatives au régime général de la sécurité sociale Est puni d’une amende de 500.000 à 5.000.000 de francs congolais, l’employeur qui :
1. omet de déclarer le début de ses activités, de transmettre les déclarations obligatoires, de
2. solliciter l’immatriculation d’un travailleur dès l’embauche ou de demander sa propre affiliation ;
3. communique des renseignements inexacts ou incomplets sur la rémunération, les cotisations sociales et les avantages sociaux servant de base de calcul de ces cotisations ; ne respecte pas toutes les autres mesures ou obligations prescrites par la présente loi.

Il faut en outre noter que conformément aux articles 2 et 9 de l’arrêté ministériel N° 138/CAB/MINETAT/MTEPS/01/2018 du 08 novembre 2018 fixant les taux et modalités des pénalités en cas de retard de versement des cotisations sociales et de défaut de production de déclaration dans le délai, l’employeur qui ne verse pas les cotisations dans le délai imparti est passible d’une majoration de 0,5% du montant des cotisations dues par jour de retard. Et lorsqu’il n’a pas déposé la déclaration et les annexes requises dans le délai imparti, le montant des cotisations dues est déterminé d’office sur base de la dernière déclaration de versement majoré de trente pour cent.





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