APPEL D'OFFRE : ACQUISITION D'UN LOGICIEL DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES D'ENGEN DRC S.A

La date limite de dépôt des offres est fixée au 07/03/2022 à 12h00 , à son siège sur 14/16 avenue du port Kinshasa /Gombe.

Pour toute question ou informations supplémentaires, veuillez contacter :
- jacklyn.yamutwale@engen.cd
- mamie.tima@engen.cd

VOICI LES ATTENTES DE LA SOCIETE ENGEN CONCERNANT LE LOGICIEL DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :

1. Analyse de l’existant, classement et numérisation de l’existant
La fiche signalétique du salarié comprend les éléments principaux ci-dessous :
- Photo de l’agent
- Matricule / Nom / Postnom / Prénom /Sexe
- Statut civil
- Date et lieu d’engagement
- Titre académique / scolaire / Université
- Intitulé du poste occupé / date prise de fonction
- Type contrat (DI ou DD)
- Statut syndical de l’agent (délégué syndical ou non / mandat syndical)
- Imputation (centre de frais / site / localité / province / département)
- Numéro de la sécurité sociale
- Santé (accident / maladie / hospitalisation/ jrs arrêt maladie / Déclaration à la CNSS, gestion des agents à reclasser déclarer médicalement inapte dans leur poste de travail) • Date et motif fin cessation d’activités professionnelles
- Date fin calcul paie pour les agents cessés
- Date fin période d’essai / fin contrat DD / fin commissionnement /
- Code RIB et N° compte bancaire
- Code shift • Régime de rémunération
- Rémunération (salaire de base / mérite / ancienneté / logement / transport)
- Classe d’emploi / statut rh
- Classe de paie / profil paie

- Age / Ancienneté de service / Ancienneté dans le poste occupé
- Code transport
- Code logement
- Code syndicat
- Code indemnité de transport
- Code indemnité kilométrique / Nombre de Km par jour
- Acompte
- Mérite
- Ancienneté
- Prime fixe
- Prime exceptionnelles
- Primes d’ancienneté
- Retenue Assurance
- Nombre des personnes à charge fiscale
- Nombre des personnes bénéficiaires des allocations familiales
- Nombre d’enfants en âge de scolarité
- Taux allocation familiale
- Adresse physique
- Composition des personnes à charge
- Adresse physique agent (province-district-territoire-secteurvillage)
- Traçage professionnel Agent ((1) classe emploi/paie-date, (2) classe emploi/paie-date…)

2. Gestion de la paie. Le logiciel devra couvrir les possibilités suivantes :
- Calcul de la paie et gestion de la masse salariale. La masse salariale par localité, par département, par statut (conventionnées, hors barèmes, directeurs, Expatriés) :
- De tirer différents états de la masse salariale o Calcul des coûts moyens par agents et départements,
- D’envois par mail des bulletins de paie aux sites distants ;
- De corriger et partant de refaire l’exploitation pour un ou quelques bulletins avant la clôture de la paie ;
- De bloquer temporairement la paie pour un matricule donné/une localité donnée/un centre de frais donné ;
- D’archiver des bulletins des paies sur plusieurs années ;
- De calculer automatiquement les coûts prévisionnels de retraite/tout autre rupture/congé/prime de fidélité et de l’impact financier consécutif aux mobilités fonctionnelles et géographiques ;
- De suivre pour un agent donné les charges du personnelles extra salariales le concernant ; o De réactiver un agent cessé avec son ancienneté, possibilité de calcul de la paie à l’envers, possibilité de suspendre la retenue d’un prêt donné au cours d’un mois donné ;
- De calculer pour un employé la rente estimative de pension à toucher auprès de la CNSS ;
- De permettre un traitement spécifique en cas de besoin (confinement, travail essentiel, télétravail …).

3. Sécurité et des droits d’accès des utilisateurs :
? Le logiciel devra permettre de retracer toutes les actions d’un utilisateur ou d’un administrateur (consultation, création, modification, interrogation, suppression, paramétrage…) lors des accès à un profil pour lequel il a été enregistré dans le système et réaliser les copies de sauvegarde de la base des données. En effet, aucun changement d’un seul élément de la paie d’un agent quel qu’il soit ne peut se faire dans un sens ou dans un autre, même d’un franc congolais sans un soubassement préalablement approuvé par Direction Générale sur proposition et validation du DRH ou à son absence de son intérimaire (salaire barémique, ancienneté, mérite, prime de fonction, autre prime régulière).
? Il devra comprendre des verrous, et un circuit de validation à plusieurs niveaux.
? Il devra également permettre d’intégrer des mécanismes de reprise après incident et de reprise des données Paie et Rh ainsi que les historiques, voire les requêtes spécifiques développées.
? Le logiciel devra s’interfacer avec le logiciel ACCPAC si possible, ainsi que de contrôle d’accès et de temps de présence du personnel de manière à ce que les pointages biométriques individuels des salariés soient déversés automatiquement dans la paie pour le calcul mensuel des salaires après validation des données par les responsables administratifs des départements.
? Le système devra pouvoir gérer un nombre important d’utilisateurs en accès simultanés et doit fournir des temps de réponse appropriés courts.
? Et enfin, il devra mettre à la disposition de la Direction RH & SDC/DIR un système de reporting en temps réel.

4. Du traitement intégré des dossiers en réseau (WORKFLOW) Au Siège comme dans les sites distants, les agents ayant un droit d’accès au logiciel se connecteront au système pour enregistrer depuis leur poste de travail / portail web les informations Rh individuelles ou collectives à traiter par les Unités DRH techniquement compétentes après approbation préalable par les responsables administratifs de leurs départements. Les domaines d’activités concernés sont entre autres :
• Les congés de circonstance / congés sans solde / congés annuels / autorisations de s’absenter / absentéismes maladie/ congés de maternité ;
• Les plannings des congés annuels ;
• Les demandes des prêts ;
• Les demandes de formations individuelles ou collectives ;
• Les offres de formation (catalogue des formations) ;
• L’expression des besoins en MO / demandes d’emploi / stage) ;
• Les offres de formation / emploi ;
• Les demandes d’auditions des employés présumés fautifs ;
• Les mesures disciplinaires écopées par un salarié ;
• Les litiges judiciaires de travail ;
• Les visites médicales / examens médicaux périodiques ;
• Les notations annuelles / appréciations de fin commissionnement, fin période d’essai, fin contrat durée déterminée ;
• Les demandes de retraite / pension d’invalidité ;
• Les ordres de mission ;
• Les réclamations salariales ou autres initiées par les employés qui se sentent lésés ;
• Les billets de voyage ;
• Le décès d’un agent ou d’un ayant droit / assistance funéraire ;
• Les accidents & incidents de travail / maladie professionnelle ;
• Les demandes de départ en retraite (envois automatiquement des lettres d’information aux agents concernés par courrier électronique, enregistrement des pièces reçues pour la constitution du dossier de retraite, envois automatiquement par courrier électronique des lettres de relance aux agents n’ayant pas répondu ni produit les pièces du dossier de retraite) ….

5. Le calcul des décomptes finaux selon tous les senari de fin de contrats Le logiciel doit en outre permettre d’enregistrer en ligne ou en réseau et de faire le suivi des demandes ou offres en ligne d’emploi et de stage.

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